Bir insan kaynakları departmanı, ne kadar küçük olursa olsun, o işletmede çalışanların refahının en kritik unsurudur. İK sorumlulukları arasında temel olarak ücret bordrosu hazırlama, işe alma, eğitim verme veya verdirme, performans yönetimi ve diğer İK sistemlerini kurma ve yönetme, işten çıkarma ve ilgili mevzuata uyma yer alır. Şirketinizin İK departmanı ister bir kişinin ister küçük bir ekibin departmanı olsun, çalışanlarınızın soru sormak, endişelerini dile getirmek ve işyerinizin nasıl iyileştirilebileceğine ilişkin görüşlerini ifade etmek için işletme içi kaynaklara erişimini sağlamak önemlidir.

Şirketiniz büyüdükçe İK ekibinizi sıfırdan oluşturmak, çalışan yaşam döngünüz boyunca aday deneyiminden başlayarak İK uzmanınızın bir işveren markasını oluşturup büyütmesinin en iyi yollarından biridir. İlk İK fonksiyonunuzu ve stratejinizi geliştirirken odaklanmanız gereken beş temel alan şunlardır: 

1) İş tanımı ve iş gereksinimleri: Roller için gerekli temel becerileri ve ilgili sorumlulukları, hangi görevlerin gerekli olduğunu ve pozisyondaki başarı kriterlerini kapsadığınızdan emin olun. Gerekliliklerin açık ve adil olması ve belirli bir grup insana karşı ayrımcılık olarak yorumlanabilecek her şeyden kaçınılması çok önemlidir.

2) Teklif mektubu gibi yeni işe alma evrakları: Bunlar, yeni işe alma sürecinizi belgeleyerek, örneğin hiçbir şeyin çatlaklardan kaymamasını sağlamak için bir kontrol listesi kullanarak gerçekleştirilebilir. 

3) Temel bilgilendirme dokümanları: İK ekibiniz, bir çalışan el kitabı, resmi teklif mektubu, önemli şirket bilgileri, dahili şirket kaynaklarına bağlantılar ve faydaların tam bir özetini içeren yeni çalışan paketleri (basılı klasörler veya çevrimiçi) oluşturabilir. Bunlar her çalışan tarafından bilinmeli ve yeni işe alım karşılama paketinizin bir parçası olmalıdır. 

4) Bordro işlemleri. Bordro için dış kaynak kullanmıyorsanız, uygunluğu sağlamak için çalışan sınıflandırmasını (tam zamanlı, yarı zamanlı, sözleşmeli, işe alma sözleşmeli, muaf ve muaf olmayan) anlamak önemlidir. Ayrıca, fazla mesai ücreti, ikramiye ücreti ve asgari ücret tutarı ve çeşitli sınıflandırmalar, standartları için özel şartlar vardır. İş Kanunu’na uyduğunuzdan emin olmak ve maaş bordronuzu yönetme şeklinizi etkileyecek tüm değişiklikleri güncel tutmak için bir sistem oluşturun.

5) Görüşme gibi temel işe alma gereksinimleri: Büyük şirketlerle karşılaştırıldığında, küçük işletmelerin işe alma bütçeleri küçüktür ve marka bilinirliği çok azdır veya hiç yoktur, bu nedenle en iyi kişileri işe almak zordur. Küçük işletmeler için kötü bir işe alımın kar hanenizde büyük bir etkisi olabilir. İK ekibinizin ve işe alım yöneticilerinizin nasıl mülakatlar yapılacağı, adayların taranması, aday iletişimi ve yasal olarak ne isteyebilecekleri (ve sorabilecekleri) konusunda eğitildiğinden emin olun. Daha küçük şirketler, aday havuzu oluşturma konusunda yaratıcı olmak zorundadır, bu nedenle bir çalışan tavsiye programı oluşturmayı ve sektörünüzdeki en iyi yeteneklerin zamanlarını geçirdiği çevrimiçi ağlara bağlanmayı düşünebilirsiniz.